Día de la Secretaria

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Uno de los elementos más importantes para las empresas es aquella que te lleva la agenda, programa las citas con los altos ejecutivos y quién en algunos casos prepara el café (es broma en ésta última expresión); estamos hablando de «Las Secretarias» y como cada año, el tercer miércoles de julio se le celebra a éste elemento de trabajo igual de importante de quién forma una empresa.

Hoy miércoles 20 de Julio del 2022 celebramos a todas las secretarias de México quiénes son las que llevan el peso de la empresa con tantas funciones que debe generar dentro de dichas organizaciones.

El Día de la Secretaria fue instituido por la presidenta de las Secretarias Ejecutivas de México, María Luisa Rodríguez en 1958 con el propósito de reconocer esta labor, así como promover la formación complementaria para escalar niveles o mantener la eficacia. Rodríguez era secretaria del subdirector del Centro Industrial de Productividad, que más tarde fue el Centro Nacional de Productividad y finalmente fue absorbido por la Secretaría del Trabajo y Previsión Social.

En México se calcula que hay casi 800 mil secretarios, el 90% son mujeres. El 47% de mujeres y 25% de hombres tienen como nivel máximo educativo la secundaria. De las mujeres se estima que 15 de cada 100 son jefas de familia. El 42% trabaja en el sector servicios y el 29% en el ámbito gubernamental.

Las secretarias son una parte esencial de las oficinas y están relacionadas a dispositivos que tienen un estrecho vínculo con la Propiedad Industrial, tal es el caso de las máquinas de escribir, computadoras y todas las herramientas de oficina.

El Secretario o la secretaria son las personas que ejercen como asistente de dirección o administrativo, encargados de supervisar los asuntos, sobre todo aquello que requiera confidencialidad (es decir, lo secreto), de personas de cierto poder, como monarcas, papas, presidentes, directores, etc.

Ests significado todavía se da en varios países del mundo anglosajón o latinoamericano con los cargos políticos de secretario de estado o con el significado de «ministro» de un departamento importante de gobierno, como Home Secretary, Foreign Secretary y otros. Muchas organizaciones grandes tienen como máximo cargo administrativo o de gestión, como secretario general.

Según el tipo de organización para la cual trabajan, pueden o no compartir las tareas del auxiliar administrativo, una profesión orientada a realizar actividades básicas de oficina. Existen las secretarias ejecutivas, quienes trabajan en cargos de alto nivel en las empresas.

Sus funciones están relacionadas con el trabajo de oficina:

recibir documentos;
atender llamadas telefónicas;
atender visitas;
acompaña a todos lados
archivar documentos;
realizar cálculos elementales;
informar todo lo relativo al departamento del que depende;
estar al pendiente de la tramitación de expedientes;
tener actualizada la agenda, tanto telefónica como de direcciones, y de reuniones;
poseer conocimiento de los departamentos de las administraciones públicas con los que esté más relacionada la sección de que dependa;
tener conocimiento del manejo de maquinaria de oficina, desde calculadoras hasta fotocopiadoras, pasando por ordenadores personales y los programas informáticos que conllevan;
amplios conocimientos en cuanto al protocolo institucional y empresarial.

En definitiva, es la figura de la persona profesional dedicada al secretariado, como gestora del tiempo del directivo con el que colabora, para que este no deba preocuparse más que en la toma de decisiones que beneficien el progreso de la compañía.

Y tu ¿Eres o tienes un Secretario o Secretaria?
Si eres uno, FELICIDADES POR EL DESEMPEÑO QUE EJERCES y si lo tienes, FELICITALO POR SU GRAN DESEMPEÑO.

Con información de diferentes fuentes, soy Alsham Alqamar de Qamaru Digital.

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Licenciado en Mercadotecnia | Especialista en Marketing | Fotógrafo | Blogger | Periodista Independiente

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